Механизмы распределения средств внутри организации
Распределение средств, полученных по контрактам и грантам
Система финансового стимулирования сотрудников
Формирование внутренних резервов организации
В российских академических организациях можно найти самые разные модели внутреннего распределения средств. Система распределения обусловлена объемом и структурой доходов организации, видами результатов, на которые она ориентирована, спецификой цикла исследования в данной области науки, и прочими характеристиками. Организации можно условно расположить между двумя полюсными моделями – централизованной организацией (ресурсы аккумулируются и распределяются одним центром управления) и "организации-федерации" (подразделения зарабатывают и тратят самостоятельно, центральный бюджет минимален).
С 2002 года Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" осуществляет проект "Мониторинг экономики образования". В рамках Мониторинга ежегодно проводятся репрезентативные выборочные опросы разных участников образовательных рынков – учащихся, родителей, сотрудников и руководителей образовательных учреждений, работодателей. Результаты опросов руководителей вузов за 2008 – 2015 гг. позволяют видеть, что усредненная по совокупности вузов структура расходов организации остается стабильной. Более половины средств расходуется на оплату труда сотрудников. На приобретение и ремонт оборудования и приборов в среднем расходуется 5% средств, на повышение квалификации преподавателей – 3%, на поддержку инициативных научных исследований – также 3%.
Действующая практика − Публикация данных о структуре расходов
Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" публикует в открытом доступе финансовую и бухгалтерскую отчетность. Всем заинтересованным лицам доступны данные о доходах и расходах вуза, с распределением по статьям. Подробная финансовая отчетность доступна с 2013 г. Помимо этого, для ряда показателей приведены и более ранние данные. Открытая публикация финансовой отчетности не только способствует созданию имиджа прозрачной организации, но создает предпосылки для широкого вовлечения сотрудников в управление организацией.
Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики"
Распределение средств, полученных по контрактам и грантам
Исследование практик управления в академических организациях показывает, что, как правило, руководитель отдела или группы, получающей внешний грант или контракт, распоряжается им по своему усмотрению (с учетом ограничений заказчика). В большинстве организаций действуют четкие правила определения накладных расходов, передаваемых руководителями грантов и проектов в центральный бюджет организации. Правила могут быть и диверсифицированы, например, установлен один размер отчислений по грантам государственных фондов, и другой – для контрактов на НИОКТР. Также правила могут варьироваться в зависимости от объема доходов, по аналогии с моделью прогрессивного налога. Процент отчислений с суммы внешнего контракта или гранта в бюджет организации варьирует от 10 до 50%, но обычно, согласно опросу руководителей, не превышает 25%.
В целом, по мнению экспертов, свобода в распоряжении привлеченными средствами стимулирует руководителей отделов и групп к поиску заказчиков, участию в конкурсных проектах. Тем не менее, в некоторых организациях, исходя из стратегических интересов, принимаются некоторые ограничения расходования средств, полученных по внешним контрактам и грантам. Например, в качестве меры кадровой политики, принимается регламент, обязывающий направлять определенную часть бюджета проектов на оплату труда студентов и аспирантов.
Система финансового стимулирования сотрудников
Как правило, сотрудники организации напрямую заинтересованы в поиске грантов и контрактов, так как привлеченные доходы влияют на их зарплату. Помимо этого, во многих организациях действует индивидуальное финансовое стимулирование из центрального бюджета организации. Стимулирование может иметь форму эффективного контракта или индивидуальных надбавок и премий.
Большинство руководителей высказываются в пользу четко регламентированных правил назначения индивидуальных стимулирующих выплат из бюджета организации. Руководители отмечают, что даже в этом случае заработная плата продолжает зависеть от экспертных оценок руководителей среднего уровня. В некоторых организациях сохраняются и формы коллективного стимулирования, например, в форме квартального премирования отделов и научных групп.
Подробнее о механизмах стимулирования см. в материалах о стимулировании внутренней конкуренции, материальном стимулировании публикационной активности сотрудников, стимулировании изобретательской деятельности и патентной активности сотрудников.
Действующая практика − Выделенный бюджет поддержки инициатив молодых ученых
Совет молодых ученых имеет свой бюджет, который распределяется в этой возрастной группе в зависимости от потребностей и желаний конкретных людей и их результативности, в том числе.
Формирование внутренних резервов организации
Задача создания финансовых резервов многими руководителями считается крайне важной не только в контексте поддержки организации или отдельных подразделений в периоды снижения доходов, но и для эффективной текущей работы. Финансовые резервы необходимы для выполнения проектов в условиях оплаты заказчиками по окончании работ, для покупки оборудования, развития кадрового потенциала, поддержки инициативных исследовательских проектов, публикационно-издательской деятельности, социальной инфраструктуры.
Часть финансовых резервов может быть оформлена как оперативный научный фонд. В настоящее время в России внутренние фонды организованы в нескольких университетах. Как в случае с организованным фондом, так и без него во многих учреждениях действуют внутренние регламенты расходования средств по тем или иным направлениям (например, регламент выделения средств на оплату издательских расходов или на оплату командировок). Однако также распространено принятие решений ad hoc, т.е. по каждому запросу отдельно, в зависимости от поддержки руководства и объемов средств в резерве.
Действующая практика − Внутреннее «кредитование»
Если у него [руководителя] в подразделении возникает некий дефицит средств, подразделение обращается к институту и берет определенные суммы в долг. Кредитование беспроцентное. Право на кредитование он получает в тех случаях, когда представляет бедующие источники доходов – говорит, что должен вот тот-то контракт быть заключен, тот-то контракт. … Если какое-то подразделение останется совсем без заказов и не найдет заказов даже внутри, чтобы выполнять работы для соседнего подразделения, ему остается только одно – пожить немножко на кредитах и после этого расформироваться.
Действующая практика − Поддержка инициативных исследований и разработок
У директора есть ресурс для выделения средств на инициативные разработки. […] Разработчик, у которого появляется какая-то идея, обращается, как правило, к своему заместителю [директора] по направлению, с ним это согласует и подается главному конструктору нашему, который принимает решение по постановке этой инициативной работы. Когда вопрос спорный, не очевидный, он может выноситься на научно-технический совет. Чаще всего «инициативки» бывают очевидны, поскольку они решают какие-то наши внутренние проблемы.
В статье "Теория Адама Смита и университеты: экономист становится управляющим вуза" (1999 г.) Рональд Эренберг описывает свой опыт участия в управлении Корнеллским университетом. В фокусе внимания автора находится то, "в какой степени те или иные инструменты экономического анализа могут быть полезны (или бесполезны) для решения вопросов, касающихся управления крупнейшим университетом". Автор описывает несколько кейсов – отмену закона о принудительном выходе профессоров и преподавателей на пенсию, временный переезд части университета. На их примере Р.Эренберг показывает, как столкновение различных интересов, внутренних и внешних ограничений выглядят с точки зрения экономиста, "максимизирующего полезность". Перевод статьи опубликован в сборнике "Экономика университета: институты и организации" статьей-комментарием Анны Пановой, в которой описано экономическое поведение российских вузов.