Проведение публичных научных мероприятий
Этапы организации публичных научных мероприятий
Барьеры и пути преодоления
Одним из условий развития научных учреждений являются устойчивые горизонтальные связи с исследователями из других организаций, смежных научных областей. На выстраивание и укрепление такого рода отношений нацелены различные публичные научные мероприятия: семинары, конференции, конгрессы и т.д. Их проведение позволяет доносить результаты исследований до научного сообщества, обмениваться опытом, создавать между учеными устойчивые сети взаимодействия, инициировать междисциплинарные научные проекты, привлекать инвесторов. Для организаций, работающих в сфере науки и технологий, проведение публичных научных мероприятий – это способ демонстрации своей состоятельности и готовности стать интегратором разнообразных исследовательских инициатив.
Цели проведения публичных научных мероприятий
- Обнародование результатов исследований важно с точки зрения обмена опытом между специалистами, работающими в сфере исследований и разработок. Это позволяет повышать информированность сотрудников организации о проводимых исследованиях в релевантных направлениях.
- Выстраивание горизонтальных связей между исследователями дает научным организациям возможность эффективнее взаимодействовать, обходя формальные процедуры коммуникации.
- Проведение научных мероприятий международного уровня позволяет устанавливать связи с зарубежными исследовательскими центрами, что является одной из приоритетных задач для организаций, претендующих на присутствие в сфере исследований и разработок на интернациональном уровне.
Когда-то финны к нам сами приехали, это было года три назад, и они сказали, что они Россию выбрали в качестве одного из учителей по робототехнике, поэтому они приезжали к нам. У нас есть с ними определенные связи, они вроде в этом деле заинтересованы. Правда пока это вылилось в то, что мы к ним съездили на конференцию, что-то рассказали, они приехали к нам на конференцию.
- Особенностью современных научно-исследовательских проектов является их междисциплинарный характер. Проведение семинаров, конференций, симпозиумов обеспечивает площадку для взаимодействия ученых из различных областей науки.
- Презентация перспективных исследовательских проектов на публичных научных мероприятиях представляет собой один из способов привлечения инвестиций для их последующего развития, как со стороны бизнеса, так и со стороны государства.
- Проведение масштабных конференций, симпозиумов, конгрессов также является мерой повышения научного престижа организации, инициирующей подобные научные мероприятия. Это, в конечном итоге, дает ей преимущества в привлечении квалифицированных кадров, поиске внебюджетных источников финансирования со стороны бизнеса, получении грантов на перспективные научно-исследовательские проекты.
Этапы организации публичных научных мероприятий
В зависимости от масштабов планируемого публичного мероприятия процесс подготовки к нему может занять от нескольких недель (в случае локального тематического семинара) до целого года (если речь идет о международных конференциях, конгрессах, симпозиумах). Однако в любом случае его реализация подразумевает прохождение нескольких последовательных этапов.
- Этап 1: Определение содержания и формата мероприятия.
Тема и формат мероприятия тесно связаны друг с другом: чем масштабнее мероприятие, тем более широкой должна быть его тема. При этом мероприятия разного формата направлены на достижение различных целей: более масштабные ориентированы на расширение сети профессиональных контактов организаторов мероприятия и ее участников, а локальные мероприятия более эффективны в решении содержательных вопросов, которые стоят перед организаторами мероприятия. Также на этом этапе практикуется проведение консультаций с несколькими экспертами, которые могут быть потенциальными участниками мероприятия, на предмет того, насколько им интересна данная тема – это позволяет понять насколько она актуальна, и кто с высокой вероятностью откликнется на публичный анонс мероприятия.
Действующая практика - Создание специализированных структур
В университетах достаточно часто проводятся различные круглые столы, семинары, конференции и симпозиумы . В связи с этим некоторые университеты создали специальные подразделения, ответственные за организацию таких мероприятий. Это позволяет упростить саму процедуру их подготовки и проведения, а также не отвлекать от выполнения прямых должностных обязанностей профессорско-преподавательский состав университета и научных сотрудников. Соответствующие управления на данный момент уже функционируют в Национальном исследовательском университете "Высшая школа экономики" и Санкт-Петербургском государственном университете.
- Этап 2: Подсчет затрат на проведение мероприятия.
Есть несколько ключевых пунктов, которые принято учитывать. Во-первых, для проведения мероприятия используется специальное помещение или несколько помещений. Их размер и количество зависят от масштабов мероприятия. Если таких помещений нет в распоряжении организации, проводящей мероприятие, то об их аренде договариваются заранее и включают стоимость аренды в смету. Арендовать помещения могут у крупных отелей города или же специальных конгресс-центров. Во-вторых, если в мероприятии принимают участие известные спикеры, то им оплачиваются транспортные расходы, проживание, питание. В-третьих, если мероприятие является длительным (день и более), то для участников зачастую организовывается питание: обеды, кофе-брейки, фуршет. В-четвертых, заранее готовятся раздаточные материалы для участников (ручки, блокноты, программа мероприятия и т.п.).
- Этап 3: Анонс мероприятия.
Масштабные мероприятия (всероссийская конференция, международный конгресс) принято анонсировать не позже, чем за три месяца до даты проведения. Это связано с тем, что требуется время на организацию системы регистрации участников и отбора заявок на участие, подготовку программы секций и планирование докладов. На этапе анонса для мероприятия создается отдельный сайт (или страница на сайте организации), где размещается основная информация о нем: тема, формат, сроки проведения, условия участия, требования к докладам, контакты организаторов. Если предусматривается взнос за участие в мероприятии, то это указывается отдельно. Прием заявок на участие осуществляется через электронную почту, либо через интегрированную в сайт систему электронной регистрации, которая как правило используется в международной практике организации публичных мероприятий.
- Этап 4: Отбор заявок участников.
Для подачи заявок на участие обычно отводится не меньше одного месяца, т.к. все поступившие за этот период заявки необходимо проверить на соответствие формальным и содержательным критериям. Эту работу может проводить как сам оргкомитет мероприятия (при небольшом количестве заявок и узкой тематике мероприятия), так и пул внешних экспертов. На отбор заявок требуется еще около месяца, по истечении которого всех заявителей уведомляют о результатах отбора, получают от них подтверждение об участии и составляют финальную программу мероприятия.
- Этап 5: Организация визитов участников.
Если мероприятие длится более одного дня и в нем будут принимать участие иногородние и зарубежные участники, то их заранее информируют о возможностях проживания в городе, где будет проводиться мероприятие. Одной из норм академической этики является оплата перелета и проживания для ключевых спикеров мероприятия.
Действующая практика - Заключение партнерских соглашений с гостиницами
Распространенной практикой является заключение специальных соглашений между организаторами крупных конференций и отелями для размещения иногородних участников мероприятия. Участники пользуются системой скидок при бронировании номеров в этих отелях.
- Этап 6: Проведение мероприятия.
На время самого мероприятия создается штаб координаторов, чтобы оперативно решать неизбежно возникающие проблемы организационного характера. При этом принято заранее предоставлять контакты штаба всем участникам мероприятия (например, по электронной почте и в раздаточных материалах). При большом количестве участников и масштабности мероприятия иногда требуется привлечение волонтеров (например, из числа студентов, если мероприятие проводится образовательным учреждением).
Действующая практика - Проведение веб-трансляций мероприятия
При проведении крупных международных конференций часто устраивают веб-трансляции пленарных сессий и выступлений ключевых докладчиков, которые в виде записей доступны и по окончании мероприятия. Эта практика используется, например, при проведении Апрельской международной научной конференция по проблемам развития экономики и общества.
- Этап 7: Подведение итогов мероприятия.
По итогам мероприятия часто проводится сбор обратной связи от участников для выяснения того, как они оценивают уровень его организации. Это помогает при организации подобного рода мероприятий в будущем. Также по итогам крупных конференций принято издавать сборник прозвучавших докладов, что способствует узнаваемости мероприятия в научном сообществе.
Действующая практика - Сбор обратной связи от участников
Формализовать процедуру получения обратной связи от участников мероприятия позволяют сервисы онлайн-опросов (наиболее популярные – SurveyMonkey, SurveyGizmo, Google Forms). Данные сервисы дают возможность оперативно получить оценки участников в обобщенном виде без дополнительных финансов.
Барьеры и пути преодоления
Ключевой проблемой при подготовке организацией публичного научного мероприятия является нехватка финансовых ресурсов. Проведение конференции российского, а тем более международного уровня подразумевает множество статей расходов, средства на которые не предусмотрены в бюджете организации. Из-за этого становится особенно проблематично приглашать к участию в конференции известных зарубежных специалистов, которым требуется оплата проезда и проживания.
Конференции проводить тяжело, это однозначно убыточно для того института, который проводит. Несмотря на то, что мы собираем оргвзнос и нас поддерживает РФФИ. Все равно масса всяких других расходов на эту конференцию.
Решить (хотя бы частично) эту проблему возможно при введении оргвзносов за участие в конференции. Эта практика достаточно распространена и используется как российскими, так и зарубежными организациями. Однако таким образом можно компенсировать достаточно малую часть расходов на проведение крупного мероприятия. Более значимую помощь можно получить за счет гранта на проведение публичных научных мероприятий. В России такие гранты на конкурсной основе выдаются Российским научным фондом и Российским фондом фундаментальных исследований.
Другой способ решения проблемы подразумевает использование спонсорской поддержки при организации мероприятий. Это менее распространенный вариант получения финансовой поддержки мероприятия, поскольку организаторы далеко не всегда могут продемонстрировать бизнесменам выгоду от спонсирования конференций. В качестве примера успешной реализации спонсорской поддержки научного мероприятия можно упомянуть конференцию «Революция памяти»: советская история в источниках личного происхождения», организация которой была частично профинансирована Фондом семьи Блаватник.
Еще одной из практикой, позволяющей сократить расходы на проведение публичных научных мероприятий, является кооперация нескольких организаций. Это дает возможность расширить круг потенциальных участников, разнообразить тематику секций и распределить усилия по подготовке мероприятия. Одновременно это подразумевает и определенные риски в подготовке, поскольку участие сразу нескольких организаций требует очень четкой координации между ними. В практике организации совместных мероприятий в России есть случаи кооперации с зарубежными исследовательскими центрами и совместные конференции, реализуемые российскими организациями.