Создание и поддержка внутренней корпоративной сети (базы знаний)
Интерактивный раздел внутреннего портала
Раздел Планирование
Внутренняя база знаний
Барьеры и пути их решения
Создание внутреннего портала является актуальной задачей для научных организаций и вузов, поскольку он позволяет организовать информационный обмен между сотрудниками подразделений. В отличие от сайта организации, предназначенного в основном для внешней аудитории, корпоративный портал нацелен преимущественно на внутренние коммуникации. Портал может использоваться для хранения регламентирующих документов, описаний правил корпоративной культуры, справочных материалов, что позволяет сэкономить ресурсы, затрачиваемые на обучение и адаптацию новых сотрудников. Кроме того, наличие единой информационной площадки позволяет создать пространство для коммуникации между различными подразделениями организации. При необходимости портал может выполнять функции документооборота (в том числе, сбора заявок на конкурсы, хранения внутренних отчетов), снижая транзакционные издержки. В зависимости от задач и имеющихся ресурсов, внутренний портал организации может иметь следующие разделы: "Информационный", "Интерактивный", "Планирование".
Информационный раздел внутреннего портала
Раздел "Информационный" может включать следующие блоки:
- Общая информация об организации: история создания, миссия, организационная структура, основные направления и показатели деятельности;
- Нормативные документы: устав, локальные акты и других официальные документы организации;
- Личные страницы сотрудников организации;
- Объявления и внутренние вакансии организации;
- Производственный календарь с указанием праздничных и выходных дней;
- Календарь научных мероприятий;
- Телефонный и почтовый справочник организации;
- Лента новостей организации;
- Внутренние регламенты и правила, руководства, информационные и другие ресурсы организации;
- Рабочие документы: шаблоны заявлений, отчетов, инструкции по оформлении командировки и т.д.
Действующая практика — Автоматизация сбора данных с личных страниц сотрудников
Для экономии времени сотрудников, затрачиваемого на подготовку конкурсных заявок и отчетов, эффективным решением является принцип автоматического использования данных, например, сведения о проектах и публикациях сотрудника загружаются с его персональной страницы, а данные о должности, стаже работы из баз данных кадровой и финансовой служб. Для этого был разработан специальный регламент "О наполнении интернет-страниц (сайтов) на корпоративном портале (сайте)".
Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики"
Интерактивный раздел внутреннего портала
Раздел «Интерактивный» может включать следующие блоки:
- Система электронного документооборота
- Запись на внутренние образовательные мероприятия;
- Коллекция идей и предложений по улучшению работы в организации и их обсуждение;
- Сопровождение внутренних конкурсов.
Действующая практика — Использование внутреннего портала для сбора заявок на внутренний конкурс
Объявляется новый конкурс, по всем заинтересованным лицам идет рассылка, человек заходит в эту систему, через свой личный кабинет – сразу видит, что за конкурс, кто ответственный, с кем связаться. Сразу может поставить плюсик, что да он будет участвовать, это ему интересно. Соответственно, ответственный смотрит, сколько человек по университету открыли, сколько будет людей участвовать.
Национальный исследовательский Томский политехнический университет
Раздел Планирование
Раздел «Планирование» может включать следующие блоки:
- Система управления проектами;
- Запись на внутренние образовательные мероприятия;
- Коллекция идей и предложений по улучшению работы в организации и их обсуждение;
- Электронный учёт выполненных задач;
- Контроль выполненных работ;
- Отправка обратной связи по результатам контроля.
Действующая практика — Система планирования и учета с помощью внутреннего портала
У нас очень хорошо отлаженная на сегодня система планирования, контроля исполнения работ. Все это в электронном виде, по каждой теме все можно в режиме ежедневном отслеживать. Это очень эффективный способ: во-первых, и результаты, а, во-вторых, управление мотивацией.
Научно-исследовательский и конструкторский институт энерготехники имени Н.А. Доллежаля
Внутренняя база знаний
Кроме указанных выше разделов внутренний портал может содержать специальный раздел «Внутренняя база знаний», в рамках которого происходит сбор, систематизация и хранение информации для внутрикорпоративного пользования. Существует широкий спектр задач, для которых может быть использована внутренняя база знаний (в зависимости от существующих ресурсов организации):
- Хранение и редактирование лучших практик организации: например, примеры поддержанных заявок на гранты, работ эталонного качества;
- Хранение отчетов проведенных научно-исследовательских работ;
- Хранение видео-уроков, учебных курсов;
- Создание и редактирование рабочих инструкций по использованию библиотечных и прочих электронных ресурсов организации;
- Создание и хранение шаблонов внутренних документов;
- Шаблоны по оформлению научно-исследовательских работ, отчетов;
- Хранение результатов проведенных внутренних семинаров, конференций и др.
Создание внутренней базы является особенно актуальным для крупных научных организаций, поскольку она позволяет организовать обмен опытом и знаниями между подразделениями. Также база знаний необходима вузам, так как в ней возможно агрегирование и хранение научных результатов, полученных на разных факультетах. На сегодняшний момент существует множество технических решений для организации внутренней сети (в том числе и бесплатных). Корпоративная база знаний может стать незаменимым инструментом не только для хранения информации, но и ресурсом для внутреннего взаимного обучения сотрудников. Наибольшая отдача от внутренней базы знаний происходит в случае, когда сотрудникам для эффективной работы важно использовать уже накопленный опыт и успешные наработки своих коллег.
Для создания и поддержания уникального содержания внутренней сети критически важно участие сотрудников организаций. Однако, как показывает опыт, эффективным решением данной задачи является материальное или нематериальное стимулирование наиболее активных сотрудников, принимающих участие в создании базы данных.
Рекомендации по созданию и поддержки внутренней базы знаний: - Необходимо назначить ответственного сотрудника, выполняющего контроль и систематизацию собранных материалов,
- При проектировании внутренней сети необходимо учитывать организационную структуру: вполне вероятно, что необходимо будет создание элементов внутренней сети также и на уровне отдельных подразделений;
- Необходимо избегать дублирования с информацией, доступной в открытом доступе: база знаний должна содержать исключительно уникальное содержание;
- Необходимо назначить ответственного сотрудника, выполнения регулярного резервного копирования материалов на независимые носители во избежание потери информации;
- Для удобства пользователей нужна система классификации, а также поиска по всей базе знаний.
Барьеры и пути их преодоления
- Низкая востребованность со стороны научных работников
В случае если объем внутренней информации невысок и риск раскрытия данной информации невелик, возможна замена внутренней сети базы данных бесплатными доступными облачными сервисами;
Необходимо наполнение базы данных уникальными материалами;
Система должна обладать удобным для пользователей интерфейсом;
Должны быть разработаны и размещены обучающие материалы по использованию базы знаний.
- Высокие издержки создания внутренней базы знаний