Применение результатов бенчмаркинга. Управление изменениями
В рамках этапа реализации результатов бенчмаркинга осуществляется реорганизация бизнес-процессов, системы управления, организационных структур, при необходимости меняются планы развития, производится контроль за выполнением принятых рекомендаций и дорожной карты, а также мониторинг соответствия степени достижения целевых значений показателей, отражающих максимально возможный рост эффективности деятельности организации.
Важнейшими задачами управления изменениями служат:
- формирование приоритетов развития организации, выявление областей, функций и процессов, совершенствование которых должно быть осуществлено в первую очередь;
- определение оптимального плана преобразований (трансформации) от текущего состояния организации к намеченному (запланированному), важным условием успешной реализации которого является формирование понятных и реально выполнимых целей и задач;
- вовлечение в процессы преобразований (трансформации) всего коллектива организации, поддержка постоянной обратной связи администрации с сотрудниками и их мотивация к изменениям;
- наблюдение и системный контроль за осуществлением запланированных преобразований;
- оценка эффективности управления организационными изменениями, основанная на качественных и количественных показателях;
- выявление ограничений преобразований (трансформации), обусловленных внутренними и внешними факторами;
- корректировка при необходимости дорожной карты развития организации, изменение целевых показателей и приоритетов преобразований, уточнение временных ориентиров, реорганизация.
Действующая практика — Конференции для обмена управленческим опытом
В рамках программы "5-100" министерство очень хорошую практику завело проводить конференции, мероприятия, где участники этой программы рассказывают, каких они успехов добились, и производится фактически обмен опытом. [Представлены] презентации, материалы об их административных, управленческих инновациях. И в этих мероприятиях мы участвуем.
Пермский государственный национальный исследовательский университет
Эти вузы "5-100" проводят конференции, куда, в принципе, сейчас допускаются, и высылаются приглашения и другим вузам. В принципе, если мы не входим в "5-100", но хотим поехать послушать, посмотреть по обмену опытом, пожалуйста - мы едем и слушаем.
Национальный исследовательский Саратовский государственный университет им. Н.Г. Чернышевского
На этапе управления изменениями проводится мониторинг процессов трансформации. В рамках мониторинга реализации намеченных преобразований осуществляется сопоставление показателей — достигаемых с целевыми. Применение GАР-анализа позволяет с высокой долей вероятности выявить причины разрыва между показателями. Общая величина разрыва раскладывается на составляющие, соответствующие отдельным функциональным, организационным, техническим, временным, финансовым, территориальным и другим факторам, которые должны быть учтены при корректировке дорожной карты. Выделяются как "жесткие" внутренние факторы, например, оснащение организации современным дорогостоящим научным оборудованием, так и более "мягкие", в частности повышение компетенций работников организации. Это обусловливает наличие уровней неопределенности в планах (прогнозах), а также различия в величинах разрыва.
Действующая практика — Привлечение сотрудников для поиска лучших практик
В 2017 г. Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики" объявил конкурс "Воровство велосипедов". Участники должны были предложить интересную практику, существующую в другом университете , российском или зарубежном. Заявки принимались по шести номинациям: лучшая образовательная практика, лучшая административная практика, лучшая студенческая практика (включая практики работы с выпускниками), лучшая практика в области НИР, лучшая практика взаимодействия с государственным/частным сектором, лучшая практика по продвижению университета. В конкурсе могли участвовать сотрудники, студенты, выпускники.
Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Если расхождение между запланированными и достигнутыми показателями слишком велико, то выявляются слабые места и определяются факторы влияния, первоначальный план проведения изменений пересматривается, уточняются этапы выполнения преобразований, меняются сроки реализации, корректируются приоритеты и направления развития организации.
Заключительным этапом процесса изменений является признание заслуг команды, обеспечившей успешную реализацию бенчмаркинга и проведение необходимых преобразований (трансформации).